Mỗi doanh nghiệp cần theo dõi thu nhập và chi tiêu của mình để đo lường khả năng sinh lời và chuẩn bị các tài liệu tài chính. Một trong những khía cạnh quan trọng của việc theo dõi này là chi phí. Hiểu chi phí kinh doanh là gì và chúng hoạt động như thế nào sẽ giúp bạn sắp xếp hồ sơ tài chính và cho phép bạn theo dõi tốt hơn chi phí của một doanh nghiệp. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu chi phí là gì, các loại chi phí khác nhau và tại sao chúng lại quan trọng.
Chi phí kinh doanh là gì?
Chi phí là chi phí kinh doanh có liên quan đến việc tạo ra doanh thu. Về cơ bản, chi phí là số tiền bạn bỏ ra trong khi kinh doanh. Chúng thường được các doanh nghiệp trả theo định kỳ, như trong trường hợp tiền lương cho nhân viên hoặc hóa đơn điện nước hàng tháng. Trong khi chi phí và giá thành là các thuật ngữ thường được sử dụng thay thế cho nhau, chi phí được theo dõi cho báo cáo lãi và lỗ và có thể ảnh hưởng đến thuế. Chi phí đại diện cho một phạm trù rộng đề cập đến số tiền bạn chi tiêu cho một thứ gì đó, bất kể nó có liên quan như thế nào đến việc tạo ra thu nhập.
Trong kế toán dồn tích, các chi phí được khớp với nguồn thu nhập trên báo cáo tài chính. Vì vậy, tiền lương được ghi nhận với lợi nhuận từ ngày người lao động làm việc. Điều này cũng có nghĩa là chi phí được ghi nhận khi chi phí đó xảy ra, thay vì khi chi phí đó được thanh toán.
Ví dụ: tiền lương của nhân viên được ghi nhận ngay trong thời gian họ thực hiện công việc, không phải khi tiền lương được phát cho nhân viên. Các khoản chi phí được ghi nhận theo các tài khoản cụ thể trong sổ kế toán như: điện, internet và nước sẽ được ghi trong mục “Tiện ích”.
Tại sao chi phí kinh doanh lại quan trọng?
Dưới đây là một số lý do tại sao chi phí là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh:
- Bạn có thể theo dõi chi phí kinh doanh. Bởi vì chi phí liên quan trực tiếp đến doanh thu mà chúng tạo ra, bạn có thể thấy số tiền bạn chi tiêu khi bạn kinh doanh. Điều này giúp bạn hạ thấp chi phí, phân bổ nguồn lực và so sánh chi phí kinh doanh theo thời gian.
- Bạn có thể xem các chi phí riêng biệt theo danh mục. Vì mỗi khoản chi phí được ghi lại trong một danh mục, bạn có thể xem số tiền được chi cho mỗi danh mục và các chi phí đó thay đổi như thế nào theo thời gian. Điều này cho phép bạn chuẩn bị cho việc tăng lương cho nhân viên khi khối lượng công việc tăng hoặc tăng chi phí tiện ích trong mùa đông hoặc mùa hè.
- Bạn có thể ghi lại chi phí cho các loại thuế. Nhiều chi phí được khấu trừ thuế. Theo dõi chi phí cho phép bạn dễ dàng tìm thấy và báo cáo chúng trong mùa thuế.
- Bạn có thể kiểm soát chi phí. Bạn có thể xem những chi phí nào là không cần thiết hoặc có thể giảm bớt, giúp cải thiện lợi nhuận.
- Bạn có thể nhanh chóng xác định lợi nhuận của một công ty. Khả năng sinh lời là khoản chênh lệch giữa doanh thu và chi phí. Việc ghi chép các khoản chi phí một cách nhất quán, rõ ràng cho phép bạn dễ dàng biết được mức lợi nhuận của một công ty.
Các loại chi phí kinh doanh
Các khoản chi phí được phân loại dựa trên cách chúng liên quan đến hoạt động kinh doanh và liệu chúng có thay đổi khi sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ hay không. Điều quan trọng là phải hiểu những chi phí này ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động kinh doanh để bạn có thể xây dựng ngân sách và kế hoạch kinh doanh. Các loại chi phí khác nhau cũng được báo cáo khác nhau trên báo cáo tài chính. Dưới đây là 4 loại chi phí kinh doanh:
- Chi phí cố định: Chi phí cố định là chi phí không thay đổi theo số lượng sản xuất. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không phải trả một số tiền khác nếu bạn bán nhiều hơn hoặc ít hơn. Một ví dụ điển hình về chi phí cố định là tiền thuê mặt bằng - bạn sẽ trả một khoản tiền như nhau cho không gian bất kể bạn bán bao nhiêu sản phẩm.
- Chi phí biến đổi: Một khoản chi phí biến đổi không thay đổi theo số lượng bạn sản xuất hoặc bán. Ví dụ: hóa đơn tiền điện của bạn sẽ cao hơn nếu bạn mở cửa nhiều giờ hơn và bạn sẽ trả nhiều tiền hoa hồng hơn khi doanh số bán hàng của bạn tăng lên.
- Chi phí hoạt động: Chi phí hoạt động là những chi phí liên quan đến việc tạo ra một sản phẩm hoặc cung cấp một dịch vụ. Đây là các chi phí về máy móc, tiền thuê nhà, tiền điện nước và tiền lương.
- Chi phí phi hoạt động: Chi phí phi hoạt động là những chi phí không liên quan đến cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Chúng bao gồm mọi khoản lãi và thuế.
Ví dụ về chi phí kinh doanh
Mỗi doanh nghiệp đều có những khoản chi phí dành riêng cho ngành hoặc công ty. Ví dụ: một nhà sản xuất có các hạng mục chi phí khác với nhà bán lẻ vì nó biến nguyên liệu thô thành thành phẩm và bán kết quả đó với giá trị bán buôn, thay vì thành phẩm trực tiếp cho khách hàng.
Tuy nhiên, có một số chi phí bạn có thể thấy trong mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến nhất về chi phí mà bạn có thể thấy trên bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo lãi lỗ (báo cáo hoạt động kinh doanh):
- Giá vốn hàng bán (COGS): Là tất cả các chi phí liên quan trực tiếp đến việc sản xuất một sản phẩm hoặc cung cấp một dịch vụ. Nó có thể bao gồm nguyên vật liệu thô, lao động trực tiếp, chi phí lưu kho và chi phí sản xuất của nhà máy.
- Bán hàng, tổng hợp và hành chính (SG&A): Đây là tất cả các chi phí không liên quan đến sản xuất. Danh mục này có thể bao gồm tiền thuê, quảng cáo, kiện tụng, tiếp thị, lương quản lý và các chi phí khác không liên quan trực tiếp đến sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Tiếp thị, quảng cáo và khuyến mãi: Đây là những chi phí dành riêng cho việc thu hút khách hàng và xây dựng thương hiệu.
- Tiền lương, phúc lợi và tiền lương: Các khoản chi này thuộc gói lương và phúc lợi của người lao động. Các phúc lợi có thể bao gồm bảo hiểm sức khỏe và thị lực, tiền thưởng, thời gian nghỉ phép, bồi hoàn giáo dục và đối sánh khoản đóng góp 401 (k).
- Tiền thuê và bảo hiểm: Đây là những chi phí trả cho việc thuê mặt bằng bán lẻ hoặc nhà kho, thuê văn phòng làm việc, cũng như trách nhiệm pháp lý và bảo hiểm ô tô,...
- Tiện ích: Những chi phí này bao gồm nước, nước thải và xử lý rác, điện và đường truyền internet.
- Khấu hao: Đây là một khoản chi phí cho thấy một số tài sản nhất định mất giá trị như thế nào theo thời gian. Ví dụ, máy móc và thiết bị sẽ bị hao mòn khi bạn sử dụng chúng.
- Tiền lãi: Đây là chi phí phi hoạt động bao gồm bất kỳ khoản lãi nào được trả cho các khoản vay, thẻ tín dụng hoặc hạn mức tín dụng.
- Thuế: Đây là chi phí phi hoạt động bao gồm bất kỳ khoản thuế nào được trả cho hoạt động kinh doanh.
Bạn nên lưu ý rằng chi phí kinh doanh của một doanh nghiệp càng thấp càng có lợi cho việc vận hành, tuyển dụng nhân sự và thực hiện nghĩa vụ thuế.
G Office chúng tôi là một đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ,...mang đến giải pháp giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Nếu bạn đang có nhu cầu tiềm kiếm văn phòng cho doanh nghiệp vừa có vị trí đắc địa, vừa có giá thuê hợp lý với nhiều chương trình khuyến mãi hấp dẫn, lại đầy đủ tiện ích và hợp đồng thuê linh hoạt. Hãy liên hệ ngay cho G Office để được tư vấn!
