Wenn Sie schon einmal längere Sitzungen geleitet oder an ihnen teilgenommen haben, haben Sie zweifellos die Zeit im Blick gehabt. Selbst die ansprechendsten und produktivsten Besprechungen können ins Stocken geraten, insbesondere wenn einige Punkte auf der Tagesordnung nicht für alle Teilnehmer gelten.
Selbst wenn Sie ein Meeting-Profi sind und Tipps und Tricks zur Selbstorganisation kennen, können Breakout-Sitzungen genau das sein, was Sie brauchen, um sich zu entspannen und neu zu konzentrieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was Breakout-Sessions sind, welche verschiedenen Arten es gibt, welche Vorteile sie bieten und wie Sie sie in Ihre nächste Sitzung oder Konferenz integrieren können.
Was ist eine Breakout-Sitzung?
Eine Breakout-Session ist eine Diskussion oder Aktivität in einer kleineren Gruppe, die im Rahmen einer größeren Sitzung, Konferenz oder Veranstaltung stattfindet. Es ist eine Gelegenheit für die Teilnehmer, sich an interaktiven und gezielteren Diskussionen über das Hauptthema der Sitzung oder Veranstaltung zu beteiligen.
Von einigen wenigen Personen bis hin zu mehreren Dutzend Teilnehmern - der Größe einer Breakout-Session sind keine Grenzen gesetzt und sie hängt von der Größe der Sitzung oder Konferenz sowie von den gewünschten Teilnehmern ab. Sie können von einem Moderator oder einer Moderatorin geleitet werden, der/die die Diskussion lenkt und sicherstellt, dass jeder die Möglichkeit hat, sich zu beteiligen. Oft sind sie eine gute Gelegenheit für ruhigere Teilnehmer, sich Gehör zu verschaffen, ohne sich von einem großen Publikum einschüchtern zu lassen.
Breakout-Sitzungen werden häufig in Meetings eingesetzt, in denen die Teilnehmer Probleme lösen oder Ideen mit Gleichgesinnten austauschen wollen. Sie können auf verschiedene Weise strukturiert werden, z. B. durch Podiumsdiskussionen, Brainstorming-Sitzungen, interaktive Workshops und Gruppenübungen.
Bei Breakout-Sitzungen ist die Verwendung eines Whiteboards oder eines Flipcharts eine gute Möglichkeit, Notizen, spontane Brainstorming-Ideen und Folgemaßnahmen festzuhalten. Sie sind ein unschätzbares Instrument der Zusammenarbeit, das die Beteiligung fördert und den Beitrag aller Gruppenmitglieder erleichtert.
5 Vorteile von Breakout-Sitzungen
Breakout-Sitzungen bieten mehrere Vorteile, wie z. B. ein höheres Engagement der Teilnehmer, eine Vertiefung der Themen und gezielte Inhalte für verschiedene Teilnehmergruppen. Im Folgenden werden diese im Detail vorgestellt:
1. Erhöhtes Engagement
In den Breakout-Sitzungen haben die Teilnehmer die Möglichkeit, ihre eigenen Ideen und Perspektiven einzubringen. Die Sitzungen sind weniger formell und die Gruppen kleiner, so dass das Wort ergriffen werden kann und Diskussionen gefördert werden, anstatt nur zuzuschauen und aufzusaugen. Dies kann oft dazu beitragen, dass die Teilnehmer engagiert und interessiert bleiben, da sie wissen, dass ihre Stimme gehört wird.
2. Maßgeschneidertes Lernen
In den meisten Fällen sind die Sitzungen so strukturiert, dass sie sich auf bestimmte Themen oder Interessengebiete konzentrieren. Die Teilnehmer können zum Beispiel nach Erfahrungsstufen, Abteilungen oder Fähigkeiten eingeteilt werden. Das bedeutet, dass die Teilnehmer ihre Lernerfahrung individuell gestalten und ihr Wissen zu bestimmten Themen vertiefen können.
3. Möglichkeiten zur Vernetzung
Besonders bei größeren Unternehmenstreffen oder Veranstaltungen mit mehreren Unternehmen können Breakout-Sitzungen den Teilnehmern die Möglichkeit bieten, miteinander in Kontakt zu treten, Erfahrungen auszutauschen und Beziehungen aufzubauen. Dies kann vor allem für Personen wertvoll sein, die ihr berufliches Netzwerk ausbauen oder Kontakte zu Personen knüpfen möchten, die ihre Interessen teilen.
4. Interaktives Lernen
Breakout-Sitzungen beinhalten oft interaktive Aktivitäten, wie Gruppendiskussionen oder praktische Übungen, die es den Teilnehmern ermöglichen, das Gelernte in der Praxis anzuwenden. Dies kann dazu beitragen, Schlüsselkonzepte zu verstärken und die Lernerfahrung ansprechender und einprägsamer zu gestalten. Außerdem wirkt das spielerische Element des interaktiven Lernens wie eine Atempause, die bei langen Sitzungen oder Konferenzen sehr willkommen sein kann.
5. Flexibilität
Breakout-Sitzungen können je nach den Bedürfnissen und Interessen der Teilnehmer auf unterschiedliche Weise strukturiert werden. Auf diese Weise können Sitzungsleiter maßgeschneiderte Sitzungen für ihre Teilnehmer erstellen, die für alle Beteiligten ein sinnvolles und wirkungsvolles Erlebnis darstellen.
4 Beispiele für Breakout-Sitzungen
Breakout-Sessions sollten geplant und in die Veranstaltung oder das Treffen integriert werden. Sie können mit dem Inhalt des Treffens in Verbindung stehen oder eine eigenständige, unterhaltsame Aktivität sein, die dem gegenseitigen Kennenlernen dient, oder einfach nur eine Pause bieten. Nachfolgend finden Sie eine Reihe von Ideen für Gruppensitzungen.
Offene Aussprache
Die Teilnehmer können an einer strukturierten und geführten Debatte mit einem Moderator teilnehmen, der als Vermittler fungiert, um ein Thema zu diskutieren. Dies kann ein effektiver Weg zur Problemlösung in einem Unternehmen sein und auch ein wertvolles Instrument, das den Führungskräften hilft zu verstehen, wie die Mitarbeiter wirklich über bestimmte Themen denken.
Blitzvorträge
Blitzvorträge sollten kurz und prägnant sein und nur 5 bis 10 Minuten dauern. Blitzvorträge konzentrieren sich in der Regel auf ein einziges Thema und können geschäftlich genutzt werden oder den Teilnehmern die Möglichkeit geben, eine Person schnell kennen zu lernen.
Zielführende Workshops
Zielsetzungs-Workshops eignen sich hervorragend für die persönliche Entwicklung und können für private oder berufliche Angelegenheiten genutzt werden. Regen Sie eine Diskussion darüber an, wie Erfolg aussieht, und ermutigen Sie die Teilnehmer, konkrete Ziele für die nächsten 5 Tage, 5 Monate und 5 Jahre aufzuschreiben und mögliche Wege aufzuzeigen, wie sie diese erreichen können. Verwenden Sie ein Whiteboard auf dem Schreibtisch oder an der Wand, um Ihre lang- und kurzfristigen Ziele als tägliche Erinnerung und Referenzpunkt zu notieren.
Workshop zur Kompetenzerweiterung
Eine neue Fähigkeit auszuprobieren oder ein vorhandenes Talent zu verbessern, kann lohnend sein und verborgenes Potenzial in den Mitarbeitern freisetzen. Gibt es einen Mitarbeiter, der die Videobearbeitung ausprobieren möchte? Hat ein Nachwuchskraft eine geheime Leidenschaft für das Programmieren? Möchten Sie den Tag einfach mit einer Teambuilding-Übung auflockern? Workshops zur Kompetenzerweiterung können alles sein, was Sie brauchen.
Vorlage für die Tagesordnung einer Breakout-Sitzung: Stellen Sie Ihre eigene Sitzung zusammen
Nachfolgend finden Sie eine Vorlage für die Tagesordnung der Gruppensitzungen. Dies kann jedoch je nach den Zielen der Sitzung und dem Zeitrahmen angepasst werden. Die meisten Breakout-Sitzungen dauern zwischen 30 Minuten und 1 Stunde. Unsere Vorlage basiert auf einer 60-minütigen Breakout-Sitzung.
Die Verwendung eines visuellen Hilfsmittels, wie z. B. eines mobilen Whiteboards oder eines Flipcharts, um die Tagesordnung und die Ziele der Arbeitsgruppen zu umreißen, hilft der Gruppe, sich zu konzentrieren und den Zeitplan einzuhalten. Wie bei jeder Besprechung kann man leicht das Ziel aus den Augen verlieren. Wenn Ideen auftauchen, die nicht zum Thema gehören, notieren Sie sie in einem Abschnitt auf Ihrer Pinnwand, um sie später weiterzuverfolgen.
Einführung - 10 Minuten
Gelegenheit, die kleine Gruppe zu begrüßen und einen Überblick über die Gruppensitzung zu geben. Der Moderator kann die Aufgabe oder Präsentation erläutern und die Teilnehmer auffordern, sich selbst vorzustellen, falls erforderlich.
Hauptvortrag oder Aktivität - 30 Minuten
Der Hauptinhalt der Sitzung wird vorgestellt, z. B. eine Podiumsdiskussion, eine Fallstudienanalyse oder ein Workshop zum Aufbau von Fähigkeiten. Sie können eines unserer 5 Beispiele für Breakout-Sitzungen verwenden oder sich ein eigenes ausdenken.
Rückmeldung - 15 Minuten
Jede kleinere Gruppe oder Einzelperson stellt ihre Ergebnisse oder Ideen der größeren Gruppe vor, gefolgt von einer moderierten Diskussion, um verschiedene Perspektiven und Erkenntnisse zu erkunden.
Einpacken - 5 Minuten
Der Moderator geht auf die wichtigsten Erkenntnisse aus der Sitzung ein und fordert die Teilnehmer auf, Feedback zu geben oder Fragen zu stellen.
Daraus lässt sich schließen, dass Breakout-Sitzungen ein wirksames Mittel sind, um die Teilnehmer an einer Konferenz oder einem Treffen zu beteiligen. Sie bieten den Teilnehmern die Möglichkeit, miteinander in Kontakt zu treten, Ideen auszutauschen und Themen in einem kleineren, konzentrierteren Rahmen zu diskutieren.
Um sicherzustellen, dass Breakout-Sitzungen erfolgreich sind, ist es wichtig, sie sorgfältig zu planen, klare Anweisungen zu geben und Ziele festzulegen. Die Moderatoren sollten auch darin geschult sein, die Gruppendynamik zu steuern und die Teilnahme zu fördern.
Breakout-Sitzungen können auch über den eigentlichen Workshop oder die Sitzung hinaus von Nutzen sein. Sie können dazu beitragen, Beziehungen zwischen den Teilnehmern aufzubauen, die Zusammenarbeit und Innovation zu fördern und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung zu bieten.
Insgesamt sind Breakout-Sitzungen ein wertvolles Instrument für jeden Konferenz- oder Sitzungsleiter, der ein ansprechendes und produktives Umfeld schaffen möchte.
